Kennis Hub

BINNENHALEN

Wat heb je te bieden?
Kijk eerst naar wat je doel is waarvoor je vrijwilligers werft. Door het heel concreet te beschrijven kun je gericht zoeken naar vrijwilligers. Vervolgens kun je doelgericht zoeken naar een passende vrijwilliger. Voor succesvolle werving denk je na over over de volgende vragen:
– Waarom ga ik vrijwilligers werven?
– Voor welke taken/activiteiten zoek ik vrijwilligers?
– Wat moet iemand kunnen voor de taak of activiteit?

Het antwoord op deze vragen omschrijf je in een profiel. Dat hoeft niet heel strak te zijn, maar zorgt dat je vraag duidelijk en deelbaar wordt.

Denk groter, maar soms ook kleiner!
Het kan zijn dat bepaalde taken uitgesplitst kunnen worden. Door een vrijgekomen rol in stukjes op te delen, wordt het makkelijker om aan te sluiten op verschillende kwaliteiten en wordt de rol minder kwetsbaar als er iemand uitvalt.

Wees een eenheid!
Betrek iedereen binnen de vereniging bij de zoektocht van de vrijwilligers.  Samen sta je sterker en enthousiaste vrijwilligers kunnen die boodschap overdragen op andere leden.

Manieren om te werven
– Persoonlijke aanpak: Benader leden persoonlijk face to face of via een telefoongesprek.
– Ouders: Hoe kan ik als bestuurder die hele drukke vader of moeder toch overhalen iets te doen voor de club?
– Onderwijs: Veel scholen stellen hun leerlingen verplicht om al vanaf het middelbaar onderwijs een maatschappelijke stage te volgen. Dit is een mooie kans om een jeugdlid aan te sporen om die stage bij je vereniging te volgen.
– Kijk eens in de wijk: Wellicht zijn er mensen in de wijk, dorp of stad die betrokken willen zijn bij de vereniging!
– Samenwerkingen andere lacrosse/sportverenigingen: Zoek de samenwerking op met andere verenigingen.

Vrijwilligersovereenkomst
Het maken van werkafspraken biedt duidelijkheid over wat er van beide partijen verwacht kan worden en wat diens rechten en plichten zijn. Op de site van WOS staan verschillende modelcontracten voor de sport weergegeven. Ook voor vrijwilligers is er een modelcontract gemaakt, deze zijn hier te vinden. Je kunt dit aanpassen naar de behoeften van jouw vereniging.

BEGELEIDING

De nadruk ligt vaak op het werven van vrijwilligers, maar zou meer moeten liggen op het begeleiden er van. Naast het goed verrichten van zijn of haar taak moet er ook aandacht zijn voor het welzijn en de motieven van de vrijwilliger.

Voorbeelden van motieven van een vrijwilliger zijn:

• Sociale contacten
• Ergens bij horen
• Invloed uitoefenen op beleidsvorming
• Zelfstandigheid
• Ontplooiingsmogelijkheden,
• Diversiteit aan taken,
• Contacten met bezoekers/leden,
• Flexibiliteit,
• Duidelijkheid
• Ideële motieven

Voortgangsgesprekken
Jaarlijks gebeurd er veel bij een vereniging en zijn er veranderingen. Het is goed jaarlijks na te gaan bij je vrijwilligers hoe ze het werk ervaren, wat de knelpunten zijn en hoe het gaat. Luister naar de vrijwilliger, toon sympathie en zijn er knelpunten kijk samen met hem of haar hoe je het kan oplossen.

Conflicten uit de weg gaan
Een goede sfeer is belangrijk binnen de groep, toch kan het zijn dat er onenigheid ontstaat. Het belangrijkste hieraan is dat het conflict in een vroeg stadium herkend wordt en er adequaat op wordt gereageerd. Het kan soms nodig zijn een vrijwilliger te vragen zich terug te trekken wanneer het bijvoorbeeld niet geschikt is voor een bepaalde functie of het vertrek van anderen veroorzaakt. Kijk goed naar de aard van het conflict, een slechtnieuwsgesprek is niet leuk, maar soms wel noodzakelijk. Draai er geen doekjes om en verwijs naar de alternatieven, wellicht is het mogelijk om deze personen een andere rol te bieden waar diegene meer tot zijn recht komt.

Een vaste begeleider voor vrijwilligers kan zorgen voor extra rust en kan conflicten sneller waarnemen. De vaste begeleider kan het vaste aanspreekpunt zijn voor alle vrijwilligers met vragen of problemen. Deze begeleider is bij voorkeur ook degene die peilt bij de vrijwilligers via de voortgangsgesprekken, maar ook tijdens informele gesprekken of diegene het nog naar zijn zin heeft.

BELONEN

Vrijwilligers zijn onbetaalbaar, toch? Ze verzetten een hoop werk en doen meestal niet onder aan professionals. Toch worden ze in veel gevallen niet betaald en ondersteunen de vereniging dus vanuit andere beweegredenen.  Waardering is het belangrijkste deel van het vrijwilligersbeleid.  Hieronder vind je verschillende tips hoe je deze groep kan waarderen en belonen.

Persoonlijke benadering
Toon belangstelling voor de vrijwilligers, onder meer bij belangrijke gebeurtenissen zoals wanneer ze examen doen examens, een kind geboren wordt, tijdens verjaardagen et cetera. Ga regelmatig langs bij de vereniging en maak een praatje met de vrijwilligers, maak dan ook een blijk van waardering.

Vrijwilligers in het zonnetje zetten
Er zijn verschillende mogelijkheden om uw vrijwilligers in het zonnetje te zetten, denk bijvoorbeeld aan de landelijke dag van de vrijwilliger in december en de week van de scheidsrechter. Straal uit dat de vereniging trots is op de vrijwilligers en bedank hen voor het tot bloei brengen van de vereniging.

Vergoedingen
Wil je de vrijwilliger belonen door middel van een vergoeding? Dat kan! Het is mogelijk om onder bepaalde voorwaarden belastingvrij te belonen. Wordt de vrijwilliger meer betaald, dan telt de vergoeding als inkomen en moet er dus inkomensbelasting worden betaald. Lees meer over dit onderwerp op de site van de belastingdienst.

BEHOUDEN

Toon interesse
Behoeftes kunnen veranderen tijdens het vrijwilligersproces, een scheidsrechter wil misschien op hoger niveau fluiten, bestuursleden willen een stapje terug doen, andere willen juist meer doen voor de vereniging. Bespreek met je vrijwilligers regelmatig wat hun wensen zijn zodat je hier op kunt anticiperen.

Doorgroeimogelijkheden
Veel vrijwilligers willen zich in hun taak of positie kunnen ontwikkelen. Door hierop in te spelen kan je voorkomen dat men uitgekeken raakt op zijn of haar positie en voorkom je mogelijk een vertrek van de vrijwilliger.  Er zijn verschillende mogelijkheden om iemand door te laten ontwikkelen. Laat hem of haar eens meekijken binnen een andere functie, zijn er taken die je kan toevoegen of kun je een opleiding aanbieden?

Activiteiten
Om extra binding te krijgen met de vrijwilligers is het aanbieden van activiteiten exclusief voor vrijwilligers een belangrijk onderdeel. Dit kunnen bijvoorbeeld  borrels, barbecues, vrijwilligersavonden en dergelijke activiteiten zijn.

Exitgesprek
Ga na bij vertrekkende vrijwilligers wat de reden is van hun vertrek, mochten daar negatieve aspecten uitkomen waarmee je als vereniging iets kan doen, kun je maatregelen nemen om verdere uitstroom in te perken.

BETREKKEN VAN JEUGD

Jongeren hebben heel andere behoeftes dan de oudere leden. Zij creëren op deze leeftijd een sterkere mening, maar het is ook een belangrijke fase om de cultuur binnen je vereniging vast te leggen. Wanneer je als jeugdlid al leert dat het bij een vereniging normaal is om iets extra’s te doen en dat iedereen nodig is zullen ze op een oudere leeftijd ook sneller een vrijwilligersfunctie invullen.

Meer weten over dit onderwerp? Neem via alles over sport een kijkje en verdiep je in de jeugdparticipatie!